Politique de la vie privée - Introduction:
En vigueur à partir du 1er janvier, 2004, tout organisme qui s’approprie, utilise ou divulgue de l’information de nature personnelle dans ses activités commerciales est devenue assujetti aux exigences du droit à la vie privée -- contenue dans L’ACTE (CANADA) PORTANT SUR LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES CI-APRES APPELÉ 'PIPEDA'.
Bien que les activités de Support aux Parents Uniques INC ne semblent pas être soumises aux exigences de PIPEDA, puisqu’elles ne constituent pas des activités commerciales telles que définies par PIPEDA, notre agence s’est néanmoins engagée envers la protection de la vie privée ayant un lien avec les détenteurs de titres ou effets. Nous avons donc adopté de plein gré et nous adhérons aux directives telles qu’établies par PIPEDA, lesquelles font partie de notre politique de protection de la vie privée.
Les Personnes Protégées:
La politique de protection de la vie privée des Parents Uniques INC s’applique à cinq catégories de personnes:
- Les clientes participantes
- Les donateurs
- Les bénévoles
- Les employées et les contractants indép.
- Les membres du Conseil d’administration.
L’information Personnelle:
Toute information qui peut être utilisée pour identifier, distinguer, ou contacter une personne en particulier, constitue de l’information personnelle. Cette information peut se rapporter aux opinions d’une personne, ainsi qu’aux croyances et aux faits relié(e)s à une personne en particulier. Des exemples d’information personnelle incluent, sans être exhaustifs, le nom, l’adresse résidentielle, le numéro de téléphone, l’adresse courrielle, la race, l’âge, le sexe, le statut marital, les dépendants, la religion, les renseignements financiers, l’information médicale, le dossier criminel, le dossier éducationnel, le dossier relié à la performance, le numéro d’assurance sociale, les renseignements reliés aux cartes de crédit, le dossier personnel, les plaintes, les programmes d’évaluation, les références, les renseignements concernant les finances personnelles, les dossiers de présence, les renseignements reliés à l’enregistrement.
PIPEDA exempte la protection de l’information reliée aux affaires et l’information disponible au sujet du contact personnel, telle que publiée dans les annuaires téléphoniques, ou telles qu’inclues dans les bases de données publiques.
Alors que PARENTS UNIQUES INC voit toute information personnelle qui lui est confiée comme faisant partie de la politique de protection de la vie privée, l’agence ne requiert pas, de la part d’individus, un consentement spécifique quant à l’usage de cette information.
Responsabilité
Parents Uniques INC s’engage à protéger l’information personnelle que les clientes lui confient, oralement ou par écrit, par courriel, par téléphone, en regard du processus d’enregistrement, de la réception de dons et toute autre forme de communication engagée par le biais de divers procédés, y incluant l’information personnelle transmise à des tiers, à notre intention.
LA DIRECTRICE-GÉNÉRALE DU SUPPORT AUX PARENTS UNIQUES INC se rend responsable de former et/ou renseigner ses employées, ses contractants particuliers, ses bénévoles et les membres de son conseil d’administration, en ce qui a trait à la politique de la vie privée de l’agence, et qu’elles/ils se plient et/ou acceptent de se plier au contenu et à la portée du texte qui porte sur la protection de la vie privée à l’AGENCE.
Pour Fins D’identification
L’Agence signifiera la raison pour laquelle elle obtient de l’information de la part d’une personne, et le but pour lequel cette information (interne ou externe à l’organisme) est requise et utilisée.
L’Agence n’utilisera pas cette information pour d’autres fins que celles divulguées lors de l’obtention de cette dernière, et elle obtiendra son consentement en vue de son utilisation.
Nous ne vendons, n’échangeons ni ne louons l’information personnelle reçue à/avec d’autre(s) organisme(s).
Consentement
A) Nous obtiendrons le consentement préalable de tout individu avant de recueillir, d’utiliser, ou de divulguer leur information personnelle, sauf si cette information est tout à fait disponible pour le grand public, v.g. Numéro(s) de téléphone inscrit dans l’annuaire, le nom et l’adresse ou le courriel.
B) Nous expliquerons à une personne spécifique les implications que pourrait susciter le retrait de son consentement en ce qui a trait à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de son information ou renseignements personnels, lorsque Parents Uniques Inc deviendrait incapable d’offrir les services inscrits à l’agenda, à cause du refus de consentement. Dans des cas rares, nous pourrons avoir besoin de colliger, d’utiliser ou de révéler votre information à des tierces personnes, sans votre consentement explicite. De telles situations incluent:
(i) lorsque cela nous est nécessaire en vue de la confirmation d’une inscription, et/ou de l’obtention de l’aide financière permettant la participation d’une participante et/ou d’une agence;
(ii) Pour fins de recherche, de vérification ou d’évaluation de programme. (Les tierces parties impliquées seront soumises aux exigences de notre politique de protection de la vie privée).
(iii) Pour rapporter un crime commis sur les lieux de Parents Uniques Inc, ou contre le personnel ou des bénévoles de Supports aux Parents Uniques,Inc.
(iv) Pour rapporter la possibilité d’un crime à venir;
(v) Pour aider le personnel médical, en cas d’urgence.
(vi) Pour rapporter aux autorités un abus suspect ou négligence d’enfant;
(vii) Lorsque le partage de l’information est nécessaire en vue de la réception d’un don, ou pour effectuer le paiement de frais d’inscription (seulement dans la mesure ou cela devient nécessaire);
(viii) Pour la réception d’avis légal ou l’engagement de procédures judiciaires;
(ix) Conformément à une entente ou à un lien de partenariat ou d’organisme associé, ou d’un individu avec Support aux Parents Uniques, Inc. (Les tierces parties impliquées seront sujettes aux stipulations de nos obligations concernant la protection de la vie privée..
(x) Autrement, selon ce qui est stipulé par la loi.
Récolte Limitée D’information
Nous recueillons seulement de l’information personnelle d’individus ayant un lien avec les buts auxquels l’individu en question s’identifie.
Nous recueillerons de l’information personnelle de manière honnête et légale, dans tous les cas.
Nous recueillerons de l’information directement d’individus impliqués à chaque fois que cela est possible, (excepté les noms, adresses, numéros de téléphone et courriels disponibles auprès de sources publiques).
Seulement lorsque cela est requis par la loi, ou explicitement écrit dans notre politique de protection de la vie privée, nous nous servirons et nous révélerons l’information dans le but pour lequel elle a été offerte et/ou colligée ou inscrite.
Nous garderons l’information concernant la vie privée aussi longtemps que nécessaire. Nous détruisons toutes les filières des clientes/participantes et autre matériel contenant des moyens d’identification de façon courante, et sur approbation de la Directrice générale. Nous détruisons l’information de manière à en empêcher l’accès.
Toute l’information colligée et utilisée par Parents Uniques Inc (excepté les noms, adresses, numéros de téléphone disponibles dans l’annuaire téléphonique, et/ou les courriels obtenus de sources publiques, sera considérée à titre confidentiel par l’organisme, y compris les employées, les bénévoles et les membres du Conseil d’administration.
L’accès interne et le dévoilement d’information personnelle confidentielle devra être confinée aux personnes (employées, bénévoles et membres du Conseil d’administration.)
L’accès interne et le dévoilement d’information personnelle confidentielle devra être confinée aux personnes (employées, bénévoles et membres du Conseil d’Administration) dont les responsabilités justifient le besoin de connaître.
Garanties
Support aux Parents Uniques, Inc. s’est assurée que toute l’information personnelle des individus qui lui a été présentée demeure confidentielle et sous bonne garde.
C’est pourquoi toute l’information concernant les personnes est tenue sous bonne garde, de manière à protéger la vie privée d’individus , et seules les personnes désignées y ont accès.
Il en va de même pour tout le bagage d‘information personnelle que contient le système informatique, et tout dévoilement requiert les autorisations nécessaires.
Ouverture
Support aux Parents Uniques Inc. tiendra à jour ses pratiques de confidentialité. Toute révision de la politique sur la protection de la vie privée sera disponible sur son site web , et/ou sur disque, selon les demandes. La directrice générale de Parents Uniques Inc., Nancy Hartling, est constituée Officier de la vie privée pour le compte de l’organisme. Toute demande en ce qui a trait à la politique de la protection de la vie privée, y compris les demandes d’un quelconque accès à leur dossier personnel, relié au secteur de la vie privée, devra lui être adressée.
Nancy J. Hartling
Directrice générale/Officier de la vie privée,
Support aux Parents Uniques inc.
154, rue Queen,
Moncton, N. B.
E1C 1K8
Téléphone: (506) 858-1303
Les enveloppes pourront être identifiées ‘’privé et confidentiel’’, de manière à limiter strictement l’accès à l’officier à la vie privée.
Accès
Sur demande, nous aviserons les individus, en dedans d’un délai raisonnable, quant à la possibilité que l’organisme puisse être en possession d’information sur leur compte, et pourra leur donner accès à cette information à un coût minime, sinon gratuitement. Si nous avons quelque information personnelle relative à une personne, nous pourrons lui dire pourquoi cette information est utilisée et/ou dévoilée par l’organisme.
Toute personne pourra donner un avis de retrait en ce qui a trait à la collecte d’information sur son compte, à l’usage ou au dévoilement de toute information personnelle, en contactant l’officière de la vie privée de Parents Uniques Inc., et, sujet aux restrictions légales possibles, et dans les limites de temps convenables.
Les individus ont le droit de mettre à jour toute information personnelle qui les concerne, ainsi que le droit de mettre en question la précision de l’information à leur sujet.
Dans des cas précis, l’accès à l’information personnelle pourra être limité ou refusé, si nécessaire, ou permis par la loi. Dans ce cas, nous aviserons par écrit des raisons du refus, ou des limites imposées.
Accomodation
Si, pour quelque raison, vous êtes préoccupée sous le rapport de l’accès l’information, concernant notre politique de protection de la vie privée, veuillez contacter notre officier à la vie privée, en vous servant des directives ci-dessus.